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プレゼン・会議で聞き手を引きつけられる、メッセージから逆算する導入部の作り方

会議やプレゼン、資料作成では、内容と同じくらい導入部が重要です。
導入部は人の第一印象のようなもので、はじめの印象が悪いだけで全体の伝わり方が大きく変わってきます。

しかしプレゼン内容や資料の体裁にはこだわっても、導入部まで気をくばる方は少ないのではないでしょうか。

そこで、良い導入部をつくるのに欠かせない 3つのステップをもとに、聞き手を引きつける導入部の作り方をお伝えします。

導入部が必要な 2つの理由

導入部が必要なのは、2つ理由があります。
1つ目は、理解しやすくなるから。2つ目は、相手に聞く必要性を与えられるからです。

理解しやすくなる


いきなりですが、人が 1番理解しやすいことって何だと思いますか?
一言で伝える
簡単なこと
共感できる話
具体的な方法
動画で説明する
色々ありますが、

1番理解しやすいことは、その人がすでに知っていることです。

話が伝わらないときや難しいときに具体例を挙げて説明しようとしますよね?

たとえば大学の経済学の講義はそのままでは難解ですが、アルバイトに例えて説明されると分かりやすくなったりします。これは多くの大学生がアルバイトというものを知っているからです。

このように、相手が知っていることからはじめると、メッセージが伝わりやすくなるのです。これが 1つ目の理由です。

聞く必要性をつくる

そもそも、なぜメッセージが伝わるのかというと、聞き手が不安や疑問を解消したいからです。
たまたまメッセージに対する疑問を聞き手がもっていれば楽なんですけど、そうでない場合はメッセージを伝えるだけでは聞いてくれません。相手からするとわざわざ聞く必要がないですからね。

具体的には、聞く必要がある=聞き手が疑問をもっている場合には、メッセージが答えになるので伝わりやすいです。
しかし、聞く必要がない=聞き手が疑問をもっていない場合は、こちらから疑問を起こさせなければメッセージは伝わりません。

そこで導入部で聞き手の不安や疑問を起こさせて聞く必要を与えられると、メッセージが伝わりやすくなるというわけです。これが2つ目の理由です。

以上 2つの理由より、導入部があれば聞き手の状態に関係なくメッセージを伝えられるようになるのです。

導入部の作り方

導入部の作り方は、以下の 3ステップです。

  1. 相手が知っていることからはじめる
  2. 想定外により疑問を起こす
  3. 伝えたいメッセージで答える

では実際につくってみましょう。

相手が知っていることからはじめる

導入部の大原則は、『相手が知っていることからはじめる』、これが 1つ目のステップです。理由はさきほどの通り、人は自分の知っていることが 1番分かりやすいからです。

ということで、ほとんどの人が知っていることを例にしてみましょう。

たとえば

『日本は島国である』

これを例として導入部をつくっていきたいと思います。

想定外により疑問を起こす

聞き手が知っていることから始めるのは重要なのですが、知っていることだけだと聞き手にとっては全く意味がありません。むしろ時間の無駄ですよね。日本は島国だって言われても「だからなんだ?」って言いたくなります。

次に必要なのは、「だからなんだ?」の後に聞き手にとっての想定外を起こすことです。

この想定外は、聞き手が知っていること(=前提)を覆すような新事実を用意してください。
たとえば

  • 日本は島国だ→しかし昔は韓国や中国と陸続きだった
  • 日本は島国だ→実は内陸の国よりも魚を食べる人の割合が低い

このような具合です。

すると、聞き手は自分が知っていることが覆されたので、自然と疑問がわいてきます。

  • 日本はいつから島国になったの?
  • なぜ魚を食べる人が少ないの?

想定外の新事実によって聞き手に疑問を起こさせられれば、2つ目のステップは成功です。

伝えたいメッセージで答える

最後に聞き手の疑問にメッセージで答えてあげましょう。

  • ◯◯年氷河期が終わるごろから島国です。
  • 漁獲量の約○%を輸出しているのです。

この答えが聞き手に伝わるメッセージです。もし答え=あなたが伝えたいメッセージだとすれば、大成功だと思いませんか?

つまり導入部とは、聞き手に新たな疑問を創出させ、それに答えることでメッセージを伝えるためのツールです。
ここまできてやっとメッセージの内容や根拠の話ができるのです。

導入部がメッセージを伝えるうえで重要な理由がお分かりいただけたでしょうか。
では、メッセージをもとに導入部をどうやってつくるのか、解説したいと思います。

導入部はメッセージから逆算して組み立てる

実際にメッセージから逆算して導入部を組み立ててみましょう。

手順

  1. メッセージ
  2. メッセージが答えとなる問い
  3. 問いの元となる現状(悩み・問題)
  4. 理想

『早起きできるグッズ 5選』を例に、導入部を組み立ててみます。

  1. 早起きできるグッズ 5選
  2. どうすれば起きられる?
  3. 朝布団から出られない
  4. 朝活で自分の時間を確保したい

どうでしょうか?
このように、伝えたいメッセージから逆算することによって、導入部を組み立てることができます。

まとめ

  1. 相手が知っていることからはじめる
  2. 想定外により疑問を起こす
  3. 伝えたいメッセージで答える

伝えたいメッセージから、この導入部の 3ステップを逆算して組み立ててください。
これだけでメッセージが伝わりやすくなるはずです。

プレゼンで結論(メッセージ)を最初に伝えるべき理由

プレゼンの途中に、後で話す内容を先に質問されて、
「それは後ほど説明します」
となる場面、一度は遭遇したことがあると思います。

話し手は対応力がない、質問した方はせっかちだという印象がつき、プレゼンの流れも悪くなりますよね。

なぜこのすれ違いが起きるのでしょうか?

それは、話し手と聞き手では求める順番が逆だからです。
聞き手を迷わせないための、プレゼンは結論(メッセージ)から伝えるべき 3つの理由をお伝えします。

話し手と聞き手のバイアスは違う

話し手は根拠から説明したいのに対して、聞き手は結論を求める傾向があります。
このバイアスの違いが、すれ違いの原因です。

話し手と聞き手の考えていることは真逆なのです。

聞き手は「何が言いたいのか?」とあれこれ想像してしまうので、迷ってしまいます。
これだと聞き手をメッセージまで導くのは難しくなりますよね。

まずはこの話し手と聞き手のバイアスの違いを理解してください。

メッセージを最初に伝えると聞き手は迷わない

聞き手を迷わせないように、伝えたいメッセージは最初の 1分で伝えるべきです。

なぜなら、プレゼンの質は時間とは無関係だからです。
2時間あれば最高のプレゼンができますか?内容がないと間延びしてメッセージが薄れるだけですよね。

たとえば CM は 15秒のあいだに視聴者の気を引き、商品に興味を持たせ、購入させてしまう、強力なプレゼンです。無駄な情報はほとんど含まれていません。
時間が短くなるほど、無駄な情報がなくなるのです。

プレゼン資料をチェックすべきポイントは、最初の 1分以降を切りすててもメッセージが伝わるかどうかです。

もし伝わらないようであれば、伝えたいメッセージを 1枚目にもってきましょう。

細かい根拠・データは後

根拠・データの理想的な使い方は、聞き手の疑問や質問のあとに提示することです。

もし聞き手がメッセージだけで納得したなら、もうプレゼンは終わりますよね。

プレゼンが終わらないなら、それは聞き手がメッセージに納得していないということ、そしてメッセージに対してなにかしらの疑問をもっていることになります。
根拠・データはその疑問を解消して、メッセージを納得させるために使いましょう。

用意するデータの選び方のポイントは、あらかじめ聞き手の疑問を想定しておくことです。

落書きレベルでいいので、自分が聞き手ならメッセージを聞いてどんな疑問が浮かびそうかを想像して書き出してください。そしてその疑問を解消できるようなデータを用意します。
データが十分にある場合、聞き手の疑問を想定するだけでプレゼンの成功確率はかなり高まります。

話し手はやっぱり資料内容が気になるので、資料のこまかい手直しはしても、聞き手の立場で考えようとする人は少ないんですよ。

とはいえ完全に相手の思うことを想定するのは難しくどうしても主観がはいってしまうので、他の人に資料をみてもらうのが効率的かもしれません。

まとめ

話し手と聞き手のバイアスの違いを理解して、結論→根拠の順番にすると、聞き手を迷わせることなくプレゼンを進めることができます。

プレゼンはコミュニケーションです。

準備したデータを説明したい気持ちをこらえて、聞き手によりそったプレゼンを心がけてみてください。

説明なしで伝わるスライドの作り方

ミーティングでの資料説明って無駄ですよね。

伝えたいことがうまく伝わらない、何度も説明を求められてモヤモヤしたこと、ありませんか。

どうすればスムーズに伝えられるのでしょうか。

この記事では、聞き手の情報の受け取り方を利用して、説明なしで伝わるスライドの作り方をお伝えします。

情報の受け取り方は2種類ある

私たちが何か情報を受け取るとき、その処理の仕方は2種類しかありません。

速い思考と、遅い思考です。

速い思考

・赤信号で止まる
・好きな芸能人のCMで見た商品を買う
・人相の悪い人が犯人だと決めつける

速い思考はとくに意識せず自動的に出る思考で、直感的な判断が得意です。しかしくせや思いつきなどのバイアスに引きずられたり、表面的なものに騙されたり間違った判断をしてしまうことがあります。また自分でスイッチオフできません。

遅い思考

・レポートを書きながら友人の話に相づちをうつ
・新商品の需要予測をたてる
・新しいiPhoneの性能差を比較する

速い思考で対処できなくなると、遅い思考が出てきます。遅い思考は記憶や知識をもとに考え、未経験の問題や難しい問題でも答えを導くことができます。しかし使うには努力や注意力を要します。

まず前提として、人間の情報処理にはこれらの2種類があるということを知っておいてください。

速い思考に働きかける

説明なしで情報を伝えるには、速い思考に働きかけるのが手っ取り早いです。

そもそも聞き手に効果的にメッセージを伝える方法は、2つあります。

1つ目は速い思考に働きかけ、伝えたいメッセージだけを伝える方法です。

伝えたいメッセージを明確にし、不必要な情報を一切削ぎ落としたうえで、画像やグラフなどで聞き手を誘導します。

2つ目はあえて疑問を抱かせて遅い思考を引き出し、すぐに答えを与えることで納得させる方法です。

この方法では、答え=メッセージとなるような疑問をうまく準備しなければ、聞き手は納得しません。

今回はできるだけ余計な説明を省きたいので、1つ目の方法を使ってスライドを作成します。

伝えたいメッセージだけを伝える

本や新聞の文章を読んでいるとき、だんだん疲れてくると文字全体を絵として見てしまう瞬間がきませんか?

ふつう文章を理解するには遅い思考が必要です。しかし集中力が切れて速い思考に戻ってしまうと、文章=ただの文字の羅列としてしか認識できなくなります。

つまり、文章の内容は遅い思考でないと読み取ってもらえませんが、画像は速い思考でも読み取ってもらえるのです。

今回はメッセージを確実に伝えたいので、画像やグラフを効果的に使うことにします。

伝えたいメッセージを明確にする

まず、スライドごとに伝えたいメッセージを1つだけ明確にします。

色々書きたい気持ちはわかりますが、話題が広がってしまうと何を伝えたいのかが薄まり、聞き手は困惑してしまいます。

1スライド=1メッセージを守り、まずはそのスライドで一番伝えたいメッセージを考えましょう。

良いメッセージは、以下3つの条件を満たします。ぜひチェックしてください。

1. 簡潔
2. 具体的
3. 聞き手にとってのメリットがわかる

良いキャッチコピーが思いつかない人はこの3つのポイントが抜けているかもしれない

メッセージ以外の文章を消す

次に、スライドからタイトル以外の文章を消してください。

基本的に聞き手は速い思考です。スライドをただ見ているだけで、読んでくれません。その聞き手相手にいくら文章を練ったところで効果は薄いでしょう。

文章や箇条書きはやめて、ただ見ているだけの聞き手にも分かる、グラフや画像に変更します。

メッセージを伝えるための画像を選ぶ

文章・箇条書きを削除したら、メッセージを伝えるための画像を選んでいきます。

画像は伝えたいメッセージに即したものにします。

具体的には

メッセージをそのまま表すもの
メッセージの具体例
メッセージを表す概念

のどれかにします。

例えば

メッセージ
『○○○(新商品)のポイントは、手軽さと本格さの両立』

画像
:新商品の手軽さと本格さを表す写真
①新商品の画像
②コンビニとプロの料理人の画像
③シーソーや天秤の画像

例えば②だと、こうなります。

伝えたいメッセージである、『○○○(新商品)のポイントは、手軽さと本格さの両立』が伝わるような内容になっていますよね。

このようにメッセージに即した画像を使うことで、伝えたいメッセージだけを伝えることができます。

まとめ

情報の受け取り方は2種類あり、速い思考だけでも理解できるよう画像中心のスライドにすると、説明なしにメッセージを伝えられます。

ミーティングやプレゼンでいちいち説明したくない場合や、読むだけでメッセージが伝わるスライドを作りたい場合に、ぜひ参考にしてください。

一番伝えたいことを確実に伝えるプレゼン資料の作り方

あなたの資料は、あなたが伝えたいことをきちんと伝えてくれていますか。

社会人にとって資料作成は避けては通れないスキルですが、伝えたいことが伝わらず、違う解釈をされてしまうことがありますよね。

この記事では、あなたが伝えたいことを確実に伝えるための、プレゼン資料の作り方をお伝えします。

プレゼン資料を作るうえでやってはいけないのは、とりあえずパワポを開くこと。

まずは、プレゼンの『目的』と『構成』を練ることから始めましょう。

プレゼンの3つの目的を使い分ける

プレゼンの目的は共有・説得・感動の3つに分類できます。

共有

共有とは、相手に何らかの情報を伝えること。

たとえば、社内報や業務連絡など、様々な立場の人に向けて伝えるものが多いです。

情報を正確に伝えることが目的なので、相手にとって分かりやすい資料にする必要があります。

説得

説得とは、相手に行動を起こさせること、あるいは行動を変えさせること。

まさに営業のことで、コンペや社内承認など、一般的なプレゼンの目的でもあります。

説得するためには分かりやすい資料だけでなく、相手を納得させるためのストーリーが必要です。

感動

感動とは、相手の感情を動かすこと。

結婚式のムービーなんかは感動のプレゼンですね。

先ほどの2つに加えて、よりパーソナルなストーリーや、動画や音楽など相手の感情に訴えかけるコンテンツが必要です。

以上、プレゼンの目的は3つありますが、理想的にはすべてのプレゼンは感動を目指すべきです。

しかし日報にいちいち感動していられないので、プレゼンする内容によってふさわしい目的を決めましょう。

一番伝えたいことを中心に構成する

プレゼンの目的を決めたら、次は構成を考えます。

プレゼンは、一番伝えたいことを伝えられるような構成にしなければなりません。

文字にすると当たり前かもしれませんが、これがなかなか難しいですよね。

以下の3つの手順で考えると、構成を組み立てやすくなると思います。

一番伝えたいことは?

まずは、一番伝えたいことを考えましょう。

一番伝えたいことは本のタイトルや曲名のように、一言で全体を表す必要があります。

一言で全体を表しているかどうか、次の3つの要素でチェックできます。

☑️簡潔
簡単で分かりやすい表現か、そして無駄な言葉がないかをチェックします。

なんとなく見ている新聞やニュースの見出しなど、実はとても参考になるので、ぜひ意識的にチェックしてみてください。

☑️具体的
抽象的な表現は、内容に即したものに変えます。

たとえばサイト内容を改善する場合だと、
before) 「読者の立場で考えましょう」
after) 「文字を読み飛ばす読者には画像が効果的です」
というふうに内容に即して言い換えるべきです。

☑️聞き手にとってのメリットがわかる
聞き手にとってどんなメリットがあるのかが伝らなければ、プレゼンの意味がありません。

聞き手の悩みや問題を理解し、このプレゼンでそれを解決できると思わせられるかがポイントです。

これらの要素を満たすと、なんとなく考えて作るよりもはるかに分かりやすく伝えられるようになります。

これ以降、一番伝えたいことを中心に構成していくので、ここで一番伝えたいことをどれだけ洗練させられるかがとても重要です。

納得できるまで何度も練り直しましょう。

Q&Aでブレイクダウンする

あなたが一番伝えたいことは新情報、つまり聞き手が知らないことなので、聞き手は疑問を抱くはずです。
その疑問に答えるように、伝えたいことをブレイクダウンしていきます。

ブレイクダウンの切り口は『なぜ』『どのように』などの疑問詞か、フレームワークをつかってモレのないようにします。

これ以上質問をしてこないであろうところまでブレイクダウンすることで、聞き手は納得します。

導入は『聞き手が知っていること』から

導入部は、聞き手が知っていることから始めましょう。

経験や価値観が一人ひとり違うように、脳内の理解プロセスも人それぞれ異なるので、いきなりあなたが伝えたいことを伝えても理解してもらえません。

ですので、聞き手の知らないことを伝えたいのであれば、まずは聞き手が知っていることから始めることによって、聞き手と話し手の理解プロセスを合わせることが重要です。

これで構成は完成ですが、伝えたいことが伝わった後どうなるのかも忘れずに示しましょう。

たとえば新商品の承認であれば、今後の導入スケジュールや売り上げ予測などを示すことで、読み手は安心して承認してくれるはずです。

聞き手の目線をコントロールするデザイン

ここで初めてパワポを開きます。

『目的』と『構成』をもとにスライドを作っていくのですが、デザインを適当にやってしまうと、せっかく練った構成が台無しです。

デザインは、伝えたいことを伝えるためにあります。
資料作成に即して言い換えると、デザインは聞き手の目線をコントロールすることによって、聞き手に確実に伝えたいことを理解してもらうためにあるのです。

では、具体的にどうデザインすればいいのでしょうか?

☑️枚数
枚数は少ない方がいいですが、情報を詰めすぎてはいけません。
原則は、1スライド=1メッセージです。

ただし、あらかじめプレゼン時間が決まっている場合は、1分=1枚を目安にしましょう。

基本的な構成は、導入1〜3枚、一番伝えたいこと1枚、ブレイクダウンした根拠3枚、今後のステップ1枚、合計6〜8枚で十分です。

導入や根拠の詳細まで説明する場合は、10枚を超えます。
そうなると聞き手は、全体のどこの話をしているか分からなくなるので、ナビゲーションが必要です。

スライドに位置情報をつけよう!聞き手を引きつけるナビゲーション例

☑️レイアウト
全スライドに共通する、メッセージ・根拠・フッターのレイアウトを決めます。

ここでは、デザインの4つの基本にしたがってコンテンツを配置するのがオススメです。

デザインの4つの基本

このうちレイアウトに使えそうなのは、整列と反復です。

レイアウトを見えない線に揃えることで、聞き手は内容を見やすくなります。

さらに同じレイアウトを繰り返すことで、聞き手は注意を削がれず内容に集中できます。

☑️フォント
日本語のフォントには、明朝体とゴシック体の2種類があります。
はね・はらいの装飾があるかないかの違いです。

契約書など正式な文書でない限り、読みやすいゴシック体で構いません。

基本的にはデフォルトで設定されているフォントで問題ありませんが、Windows 10はデフォルトのフォントがかなり読みづらいので設定した方が良いです。

【Windows 10】フリーソフトを使わずに今すぐ游ゴシックを読みやすくする方法

☑️フォントサイズ
フォントサイズは2〜3サイズでコントラストを意識します。
まず見て欲しい所は大サイズ、キーワードなど目立たせたい所は中サイズ、文章や注釈など時間をかけて読む所は小サイズと、目的に合わせてメリハリを付けましょう。簡単なスライドであれば大・中の2サイズで十分です。

コントラストが弱くなると聞き手の目線を誘導できず、結局何を言いたいのかが分からないスライドになるので気をつけてください。

☑️表現
原則として、聞き手は文字を読んでくれないという意識を持ってください。

文章や箇条書きはできる限り避けて、グラフや画像を使って表現しましょう。

特に画像は、文章や箇条書きよりも分かりやすく、多くの情報を伝えられます。

画像を選ぶポイントとしては、先に画像を選ぶのではなく、伝えたいことをベースに画像を選ぶといいです。

しかし、画像は強力なツールである一方、伝えたいことにマッチしなければ逆に分かりづらくなってしまうので、どんな画像を使うのかは注意が必要です。

☑️配色
配色は奥が深いですが、とりあえずこの3つを徹底するだけでも、かなり見やすい配色にできます。

ベースカラー
背景色。特に理由がなければ白にします。

メインカラー
プレゼンのテーマに即した色にしましょう。
自社のブランドカラーや、商品に使われている色を使うと統一感を出せます。

アクセントカラー
スライドで最も伝えたい、目線を集めたい箇所に使用します。
メインカラーの補色(反対色のこと)付近の色にしましょう。

テキストの色は、黒を少し明るくしたグレーがオススメです。
理由は、背景色の白とのコントラストが強すぎるからです。
実際にほとんどのウェブサイトでは、テキストに黒 (rgb(0, 0, 0)) を避けています。

色盲でも大丈夫!配色の基礎知識

プレゼン資料が完成したら、最後に資料をスライド1枚にまとめることをオススメします。

プレゼン相手は主に自分より職位が高い人、つまり忙しい人です。
急な会議などが入り、予定のプレゼン・報告の時間が取れないことなんて、忙しい部署にはよくある話です。

しかし事前に1枚にまとめておくと、短時間でも要点を伝えられるので慌てることがありません。

スライドデザインの6つの要素をうまく使って、聞き手の目線をコントロールし、伝えたいことを伝えられるプレゼン資料を目指してください。

まとめ

以上、
1. プレゼンの3つの目的を見分け、
2. 一番伝えたいことを中心に構成を考え、
3. 聞き手の目線を操るデザインによって、
一番伝えたいことを確実に伝えるプレゼン資料の作り方をお伝えしました。

僕は、大学でPowerPointを経験せずに社会人になったので、かつてはスライド作成が苦手で嫌いでした。

様々なウェブサイトや本から学び取ったものの一部しか提供できませんが、少しでもあなたのお役に立てれば嬉しいです。