あなたの資料は、あなたが伝えたいことをきちんと伝えてくれていますか。
社会人にとって資料作成は避けては通れないスキルですが、伝えたいことが伝わらず、違う解釈をされてしまうことがありますよね。
この記事では、あなたが伝えたいことを確実に伝えるための、プレゼン資料の作り方をお伝えします。
プレゼン資料を作るうえでやってはいけないのは、とりあえずパワポを開くこと。
まずは、プレゼンの『目的』と『構成』を練ることから始めましょう。
プレゼンの3つの目的を使い分ける
プレゼンの目的は共有・説得・感動の3つに分類できます。
共有
共有とは、相手に何らかの情報を伝えること。
たとえば、社内報や業務連絡など、様々な立場の人に向けて伝えるものが多いです。
情報を正確に伝えることが目的なので、相手にとって分かりやすい資料にする必要があります。
説得
説得とは、相手に行動を起こさせること、あるいは行動を変えさせること。
まさに営業のことで、コンペや社内承認など、一般的なプレゼンの目的でもあります。
説得するためには分かりやすい資料だけでなく、相手を納得させるためのストーリーが必要です。
感動
感動とは、相手の感情を動かすこと。
結婚式のムービーなんかは感動のプレゼンですね。
先ほどの2つに加えて、よりパーソナルなストーリーや、動画や音楽など相手の感情に訴えかけるコンテンツが必要です。
以上、プレゼンの目的は3つありますが、理想的にはすべてのプレゼンは感動を目指すべきです。
しかし日報にいちいち感動していられないので、プレゼンする内容によってふさわしい目的を決めましょう。
一番伝えたいことを中心に構成する
プレゼンの目的を決めたら、次は構成を考えます。
プレゼンは、一番伝えたいことを伝えられるような構成にしなければなりません。
文字にすると当たり前かもしれませんが、これがなかなか難しいですよね。
以下の3つの手順で考えると、構成を組み立てやすくなると思います。
一番伝えたいことは？
まずは、一番伝えたいことを考えましょう。
一番伝えたいことは本のタイトルや曲名のように、一言で全体を表す必要があります。
一言で全体を表しているかどうか、次の3つの要素でチェックできます。
☑️簡潔
簡単で分かりやすい表現か、そして無駄な言葉がないかをチェックします。
なんとなく見ている新聞やニュースの見出しなど、実はとても参考になるので、ぜひ意識的にチェックしてみてください。
☑️具体的
抽象的な表現は、内容に即したものに変えます。
たとえばサイト内容を改善する場合だと、
before) 「読者の立場で考えましょう」
after) 「文字を読み飛ばす読者には画像が効果的です」
というふうに内容に即して言い換えるべきです。
☑️聞き手にとってのメリットがわかる
聞き手にとってどんなメリットがあるのかが伝らなければ、プレゼンの意味がありません。
聞き手の悩みや問題を理解し、このプレゼンでそれを解決できると思わせられるかがポイントです。
これらの要素を満たすと、なんとなく考えて作るよりもはるかに分かりやすく伝えられるようになります。
これ以降、一番伝えたいことを中心に構成していくので、ここで一番伝えたいことをどれだけ洗練させられるかがとても重要です。
納得できるまで何度も練り直しましょう。
Q&Aでブレイクダウンする
あなたが一番伝えたいことは新情報、つまり聞き手が知らないことなので、聞き手は疑問を抱くはずです。
その疑問に答えるように、伝えたいことをブレイクダウンしていきます。
ブレイクダウンの切り口は『なぜ』『どのように』などの疑問詞か、フレームワークをつかってモレのないようにします。
これ以上質問をしてこないであろうところまでブレイクダウンすることで、聞き手は納得します。
導入は『聞き手が知っていること』から
導入部は、聞き手が知っていることから始めましょう。
経験や価値観が一人ひとり違うように、脳内の理解プロセスも人それぞれ異なるので、いきなりあなたが伝えたいことを伝えても理解してもらえません。
ですので、聞き手の知らないことを伝えたいのであれば、まずは聞き手が知っていることから始めることによって、聞き手と話し手の理解プロセスを合わせることが重要です。
これで構成は完成ですが、伝えたいことが伝わった後どうなるのかも忘れずに示しましょう。
たとえば新商品の承認であれば、今後の導入スケジュールや売り上げ予測などを示すことで、読み手は安心して承認してくれるはずです。
聞き手の目線をコントロールするデザイン
ここで初めてパワポを開きます。
『目的』と『構成』をもとにスライドを作っていくのですが、デザインを適当にやってしまうと、せっかく練った構成が台無しです。
デザインは、伝えたいことを伝えるためにあります。
資料作成に即して言い換えると、デザインは聞き手の目線をコントロールすることによって、聞き手に確実に伝えたいことを理解してもらうためにあるのです。
では、具体的にどうデザインすればいいのでしょうか？
☑️枚数
枚数は少ない方がいいですが、情報を詰めすぎてはいけません。
原則は、1スライド＝１メッセージです。
ただし、あらかじめプレゼン時間が決まっている場合は、1分＝1枚を目安にしましょう。
基本的な構成は、導入1〜3枚、一番伝えたいこと1枚、ブレイクダウンした根拠3枚、今後のステップ1枚、合計6〜8枚で十分です。
導入や根拠の詳細まで説明する場合は、10枚を超えます。
そうなると聞き手は、全体のどこの話をしているか分からなくなるので、ナビゲーションが必要です。
スライドに位置情報をつけよう！聞き手を引きつけるナビゲーション例
☑️レイアウト
全スライドに共通する、メッセージ・根拠・フッターのレイアウトを決めます。
ここでは、デザインの4つの基本にしたがってコンテンツを配置するのがオススメです。
デザインの4つの基本
このうちレイアウトに使えそうなのは、整列と反復です。
レイアウトを見えない線に揃えることで、聞き手は内容を見やすくなります。
さらに同じレイアウトを繰り返すことで、聞き手は注意を削がれず内容に集中できます。
☑️フォント
日本語のフォントには、明朝体とゴシック体の2種類があります。
はね・はらいの装飾があるかないかの違いです。
契約書など正式な文書でない限り、読みやすいゴシック体で構いません。
基本的にはデフォルトで設定されているフォントで問題ありませんが、Windows 10はデフォルトのフォントがかなり読みづらいので設定した方が良いです。
【Windows 10】フリーソフトを使わずに今すぐ游ゴシックを読みやすくする方法
☑️フォントサイズ
フォントサイズは2〜3サイズでコントラストを意識します。
まず見て欲しい所は大サイズ、キーワードなど目立たせたい所は中サイズ、文章や注釈など時間をかけて読む所は小サイズと、目的に合わせてメリハリを付けましょう。簡単なスライドであれば大・中の2サイズで十分です。
コントラストが弱くなると聞き手の目線を誘導できず、結局何を言いたいのかが分からないスライドになるので気をつけてください。
☑️表現
原則として、聞き手は文字を読んでくれないという意識を持ってください。
文章や箇条書きはできる限り避けて、グラフや画像を使って表現しましょう。
特に画像は、文章や箇条書きよりも分かりやすく、多くの情報を伝えられます。
画像を選ぶポイントとしては、先に画像を選ぶのではなく、伝えたいことをベースに画像を選ぶといいです。
しかし、画像は強力なツールである一方、伝えたいことにマッチしなければ逆に分かりづらくなってしまうので、どんな画像を使うのかは注意が必要です。
☑️配色
配色は奥が深いですが、とりあえずこの3つを徹底するだけでも、かなり見やすい配色にできます。
ベースカラー
背景色。特に理由がなければ白にします。
メインカラー
プレゼンのテーマに即した色にしましょう。
自社のブランドカラーや、商品に使われている色を使うと統一感を出せます。
アクセントカラー
スライドで最も伝えたい、目線を集めたい箇所に使用します。
メインカラーの補色（反対色のこと）付近の色にしましょう。
テキストの色は、黒を少し明るくしたグレーがオススメです。
理由は、背景色の白とのコントラストが強すぎるからです。
実際にほとんどのウェブサイトでは、テキストに黒 (rgb(0, 0, 0)) を避けています。
色盲でも大丈夫！配色の基礎知識
プレゼン資料が完成したら、最後に資料をスライド1枚にまとめることをオススメします。
プレゼン相手は主に自分より職位が高い人、つまり忙しい人です。
急な会議などが入り、予定のプレゼン・報告の時間が取れないことなんて、忙しい部署にはよくある話です。
しかし事前に1枚にまとめておくと、短時間でも要点を伝えられるので慌てることがありません。
スライドデザインの6つの要素をうまく使って、聞き手の目線をコントロールし、伝えたいことを伝えられるプレゼン資料を目指してください。
まとめ
以上、
1. プレゼンの3つの目的を見分け、
2. 一番伝えたいことを中心に構成を考え、
3. 聞き手の目線を操るデザインによって、
一番伝えたいことを確実に伝えるプレゼン資料の作り方をお伝えしました。
僕は、大学でPowerPointを経験せずに社会人になったので、かつてはスライド作成が苦手で嫌いでした。
様々なウェブサイトや本から学び取ったものの一部しか提供できませんが、少しでもあなたのお役に立てれば嬉しいです。
