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難しいことを分かりやすく伝える具体的な方法

理想のコミュニケーションは、自分と相手にとって必要なものを必要な分だけ伝えられること

でも実際は報告や連絡・プレゼンなどで言いたいことがうまく伝わらないこと、よくありますよね。

伝わらないのは、あなたが難しいことを言っているからです。さらに、難しさは深さと複雑さの 2種類に分けられます。

内容が浅いものや単純なことは伝え方が悪くても伝わりますが、内容が深く複雑なものほど伝わりにくくなってしまいます。
この部分を伝えたいとき、どうすればうまく伝わるのでしょうか?

この記事では、内容が深く複雑なものをシンプルに伝える方法を、できるだけシンプルにお伝えしたいと思います。

情報の深さと複雑さはトレードオフ

つまり深い情報になるほど、複雑で分かりにくくなるということです。

図解します。

第2〜第4象限にかけて、知識が深くなる一方、複雑さは増していきます。

例えば『バンド』を例に考えます。

バンドという言葉には、音楽・輪っか・職位など色んな意味があります。
音楽のバンドをもっともシンプルに表現すると、『音楽を演奏する人の集まり』ですかね。
そこからメンバーの人数、ギター・ベースなどの楽器、有名なバンドの名前、というように少しずつ情報が深くなっていきます。
インディーズのバンドや海外のバンド、CDを出していない無名のバンドなどなど・・・。
ここまでくるとほとんどの人は知らない領域、すなわちマニアの領域です。

このように、知識が深くなるほど、その知識は複雑になり、分かりにくくなります。
そして、このトレードオフ構造に気づいていないことがコミュニケーションミスを引き起こすのです。

相手より自分の方が詳しい場合、詳しい領域で話をしてしまうと、相手に何も伝わらず自己満足で終わってしまうケースはよくありますよね。

例えば、後輩からの相談に対し武勇伝を語ってしまったり、話を聞いてほしいだけなのに正論を返されたり。

そうならないためにも、まずは内容の深さと複雑さのトレードオフ構造を把握してください。

自分と相手の脳内は同じではない

この世に全く同じ人はいません。
自分と相手は違う人であり、もちろん知っていることや考えることも違います。

一見当たり前のことですが、誰かとコミュニケーションを取るとき、私たちはこのことを本当によく忘れてしまいます

そして、これは言わなくても分かってくれるだろう、こう言えば伝わるだろうと思うものの、結局伝わらなかった経験、ありませんか。


例① 「お鍋にするからお肉買ってきて」と夫に頼んだが、鶏肉を買ってきた。いつもうちのお鍋は豚肉なのに。


例② 「明日のプレゼン資料、1枚で簡単にまとめて」と部下に依頼したところ、文字とグラフがぎっしり詰め込まれた 1枚があがってきた。パッと見てわかるシンプルな資料を期待していたのに。

これらのコミュニケーションミスは、自分と相手の差を無視して、自分のなかの当たり前を押し付けてしまうことが原因です。

自分と相手の脳内は別物なのです。

相手の理解度に合わせて、シンプルに伝える

  1. 内容の深さと複雑さのトレードオフ構造
  2. 自分と相手の脳内は別物

以上 2つの前提をふまえると、分かりやすく伝えるためにはどうすればいいのでしょうか。

自分が持っている情報の深さにかかわらず、相手のレベルに合わせた表現にする、つまり情報が深く、かつシンプルな領域 (第1象限) で伝えることに最も価値があるのです。

冒頭のマトリックス図で説明します。

第2〜第4象限がトレードオフ構造です。4象限の深い情報(マニア)を複雑なままで伝えても、理解できる人はほとんどいません。

そこで、情報の深さはそのままに、シンプルに伝えてみましょう。

具体的には、
① 共通の話題からはじめる
② はい/いいえで答えられる質問をする
のどちらかがおすすめです。

例えば、第4象限(たとえばマニアックなバンドの話)にもっていきたい場合、

① 共通の話題

Apple Music みたいな、音楽聴き放題サービスって流行ってるよね。今までだとあまり聞いたことがないバンドの曲って手に取りにくかったんだけど、これだと定額だから無名のバンドも探しやすいんだよね。それで最近見つけた良い感じのバンドがあってね・・・。

② はい/いいえの質問

今日電車で音楽聴いた?
好きなバンドある?

このように、相手がすぐ反応できるシンプルなレベルから話しはじめることで、深い知識や考えまで相手を連れてくることができるのです。

このアプローチを活用しているもっとも身近な例が、テレビCMです。
なにが言いたいのかよく分からないけれど印象に残る CM ってありますよね。

例① 消臭力(エステー)

商品の性能よりも商品名に特化して伝えています。

例② 免許をとろう(トヨタ自動車)

直接、免許をとりましょうと呼びかけて伝わるなら、CM は必要ないですよね?キャラクターとストーリーをうまく使って、免許や車の良さを伝えています。

このように CM は、興味がない、よく分からない商品やサービスを、タレントやキャラクターという有名人を通してシンプルなレベルに変換して伝えることによって、興味を持ってもらおうというコミュニケーションなのです。

同じく格言やキャッチコピーも情報が深く、かつシンプルな領域(第1象限)にあたります。

例① 人間だもの。(みつを)

例② 人民の、人民による、人民のための政治(リンカーン)

例③ お口の恋人(ロッテ)

このように深い情報こそシンプルなものに置き換えて、相手の理解の間口をひろげるようにすれば、伝わります。

まとめ

難しいことを分かりやすく伝えるときには、

  • 相手の理解度に合わせて
  • 深い知識をシンプルに伝える

ことを心がけてください。

人付き合いがラクになる3つの立ち位置を使い分けよう

苦手な人付き合いを避けられれば問題ありませんが、現実には選べない部分が多いですよね。
このページでは、苦手な相手とも良い関係を築くための具体的な方法をお伝えします。

コミュニケーションにおける3つの立ち位置

コミュニケーションは、以下の3つの立ち位置に分類できます。

アグレッシブ

積極的に発言する立ち位置です。自分のことだけを考えるので、いきすぎると自己中心的や攻撃的な印象を与えてしまいます。

ノン・アサーティブ

対照的に、自分の意見を言わない、消極的な立ち位置です。
周りの意見に同調し、最終的には黙り込んでしまいます。
一見協調性が高く相手のことを考えているように見えます。しかし自己主張ができないから同調しているわけで、結局は自分のことを考えた行動です。

アグレッシブとノン・アサーティブは真逆に思えますが、どちらも自分のことしか考えていない点では同じなのです。

アサーティブ

2つの良いとこ採りがアサーティブです。相手の意見を聞きつつ、自己主張もします。
自分と相手、どちらも尊重し存在させるのがアサーティブ最大の特徴です。

周りの人や環境が価値を決める

3つのうち、どの立ち位置が一番良いのでしょうか。
アサーティブが一番良さそうに思えますが、実は違います。
自分の立ち位置を決めるより先に、周りの人や環境を知らなければなりません。

価値は相対的に決まる

まず前提として、世の中に絶対的に正しいものはほとんどありません。
なぜなら、価値というものは使う人の主観や周りの状況などで相対的に決まるからです。

例えば、石油は車に入れると燃料となり動力を生み出しますが、火に注ぐと激しく燃えあがり被害を拡大します。また、中東などの一部の国を発展させていますが、資源をめぐる国家間の争いの原因にもなります。

このように、周りの状況が価値を決めるのです。

相手の見たままを観察する

周りの状況が価値を決めるのであれば周り、特に相手を観察することが重要です。

まずは相手の見たままを観察します。
このとき、見たまま(行動)とその背景(感情)を混同しないように気をつけます。
なぜなら人間は、見たままの情報から、その背景を無意識のうちに結びつけてしまうからです。

なぜ相手がその行動をとるのかを考える

見たままを観察したら、その背景にある理由を考えます。
同じ行動に見えても、その背景にある理由が違うことがあるからです。

例えば、仕事の進捗を聞いて、相手が「大丈夫です」と答えた場合。
本当に順調にことが進んでいる大丈夫なのか、あなたに干渉して欲しくないという意味の大丈夫なのか、うまくいっていないことを隠すための大丈夫なのか。大丈夫という言葉を鵜呑みにして順調だと思っていると、後々問題が大きくなってしまうかもしれません。

このように、相手の行動の背景にある理由を考えることで初めて、相手のためになる行動ができるようになります。

3つを使い分けて結果的にアサーティブにもっていく

お互いにとってアサーティブな関係を結果として築くことがゴールです。

そのためには、周りの状況に応じて3つの立ち位置を使い分けるスキルが必要です。

アグレッシブな場面→公平なジャッジ

周りがアグレッシブな場合、つまり自己主張が激しい集団にいるときには、身を引きましょう。

その主張は根拠ある正攻法なのか、強引な力技なのか、はたまた反則技なのか目を光らせます。議論を正しい方向に導く役割を担い、むだな争いが起こらぬよう気をつけましょう。

ノン・アサーティブな場面→積極的に行動

逆に消極的な集団では、積極的にアクションを起こしましょう。
ただ闇雲に発言するだけではダメです。人に合った話をふるなど、周りの人たちが話しやすい雰囲気を作ることが大切です。
そうすることで、徐々に発言しようとする人が増えてきて、場の雰囲気が活発になります。

アサーティブな場面→感謝

すでにアサーティブな環境では、その環境が当たり前だと思って何もしないでいると、反動でアグレッシブかノン・アサーティブに戻ってしまいます。

アサーティブな環境を生み出している人を見つけ出し、その貢献を賞賛し、感謝しましょう。

全ての人を尊重し、その存在を認める。それがアサーティブなのです。

まとめ

コミュニケーションの3つの立ち位置は、周りの状況によって使い分けられると良いです。結果としてアサーティブな関係を築けるかが重要です。

相手のことを考えられていますか?

自分のことだけ考えていませんか?