定時で帰りたい人のための、10秒検索スキル

検索は何の価値も生み出さない仕事です。理由は、

  • 時間がかかる
  • 新たなアウトプットがない

この2点です。
検索という行為は、できるだけゼロに近い方が良いですよね。

しかし、現実には仕事のうち、約8%もの時間を検索に費やしていると言われています。

こんな統計をご存知だろうか。平均的なビジネスマンには1日に190もの情報が入ってくる。そして、探し物をするためだけに1年間に150時間も浪費しているというのだ。これにあと10時間を足すと160時間になり、平均的な1ヶ月の労働時間に等しい。ということは、探し物をせずに済めば、毎年ほぼ1ヶ月分の時間が浮く計算になる。
ーリズ・ダベンポート『気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ』

わかりやすく数字を変換すると1日あたり36分、検索していることになります。

どうでしょう?
1日にだいたい30分程度の探し物が積み重なって、1年で1ヶ月も無駄にしているのです。
これでは定時には帰れませんし、有給休暇をとってゆっくり休むこともできませんよね。

それでは、この無駄な検索を減らすには、どうすれば良いのでしょうか?

  1. 整理
  2. 整頓
  3. 成果

この3ステップで、全情報を10秒で検索できる環境を整え、定時で帰りましょう!

整理:意識的に整理して、重要なものだけを残す

なぜ人は検索するのでしょうか?

それは、物が多く、かつ見えないからです。
部屋に物が1つしかなく、それが見えていたら探す必要なんてありませんよね。
例えば、自分の部屋でテレビやベッドを探す人はいないでしょう。

しかし現実には、資料やデータなどの物がどんどん増え、重要な物は埋もれてしまいます。

まずは物を減らしましょう。いわゆる『整理』ーこれが第1ステップです。

理想:重要なものしかない状態

整理とは、不要なものを取り除くこと。

整理と整頓を区別できていない人は意外と多いですが、まず物の数を減らさないと、分類すらできません。

物が少なく、かつ重要なものしかない状態が理想です。

現実:どんどん増殖・・・

しかし現実には、物はどんどん増えていってしまいます。

ミーティングの度に資料が増え、デスクトップがファイルで埋め尽くされる感覚は誰もが共感できるのではないでしょうか。

また、似たような資料やファイルが複数の場所に点在している状況もよくあります。

このように、何も考えずに仕事をしていると、不要なファイルがどんどん増えていき、検索時間が増えてしまうのです。

3つの観点で整理

では、具体的にどう整理すれば良いのでしょうか?

  • 定期的に使う
  • おそらく使わない
  • 使わない

この3つの観点で整理しましょう。

定期的に使う物は、用途や目的別にまとめて保管しましょう。

おそらく使わない物は、期限を決め、それまでに使わなければ捨ててしまいましょう。

使わないものは言うまでもないですが、即行捨ててしまいましょう。

この3つの観点で、定期的に整理を行うのがポイントです。

導入部分の引用にもありましたが、一般的なビジネスマンは1週間のうち3時間を検索に費やしています。
裏を返せば、1週間のうち1時間ほどの整理で検索時間がほぼゼロになるように仕事をすれば、効率はグンと上がるのです。
そうすると時間を有効に使うことができますよね。

これで第1ステップの『整理』は完了です。

整頓:10秒でたどり着けるよう整頓

整理ができたら、第2ステップは『整頓』です。

整頓とは、散らかり乱れている物を、きちんとかたづけること。

いくら物が少なくても、物が見えなかったり導線があやふやだと、検索に時間がかかってしまいます。
テレビのリモコンや鍵などは1つしかありませんが、よく見失いますよね。

ここでは、10秒でたどり着けるような整頓を目指しましょう。

理想:MECEに整頓されている状態

MECEという言葉をご存知ですか?
Mutually Exclusive Collectively Exhaustiveの略で、『モレなしダブりなし』という意味です。

MECE

例えばnot MECEな分類だと、新しい新業態の議事録を保存する時に、議事録フォルダなのか新業態フォルダなのかが分からなくなり、うまく整頓できません。
なぜでしょうか。
理由は、分類にダブりが起きているからです。

しかし、MECEな分類では、まず業態別に大きく分け、それぞれの中に小さな分類があるので迷いませんよね。

  • 切り口は1種類にする
  • 大>中>小の順で分類する

この2つのポイントでMECEに整頓できるのが理想です。

現実:感覚で分類してしまい覚えていない

ところが私たちはよく、その場その場の感覚で分類してしまいます。

分類した時はうまくできた気になるのですが、探す時にはどう分類したのかを思い出せず、検索に時間がかかってしまうことがありますよね。

どう対処すればいいのでしょうか。

ルールを決めて整頓

感覚で分類させない方法は、事前にルールを決めることです。

パソコンにファイルを保存する場合を例に考えてみましょう。

ファイルを保存するタイミングで分類を考えてしまうと、その時々によって分類方法が変わるので、検索する時に思い出せなくなります。

一方、MECEな分類を参考に事前にフォルダを準備しておくと、ファイルを保存するタイミングで迷うことがありません。

このように、あらかじめ分類方法を決めておくことで、急なタイミングであっても整頓することができます。

以上、『整理』と『整頓』ができれば検索効率は劇的によくなります。

成果:徹底的に実践、成果を出してはじめて共有

第3ステップは『成果』です。

いくら整理整頓をしても、1人の行動だけでは効率は上がりません。周りの賛同が必要です。

周りを巻き込むためには、その人にとってどんなメリットがあるのかを感じてもらわなければなりません。

最後のステップは、あなたが明確な成果を出すことです。

整理&整頓を徹底して行う

まずは、整理と整頓を徹底します。

これまで説明してきた内容を参考に、不要なものは捨て、きちんと片付ける(=整理整頓)を習慣化します。

週に1時間、新たな情報やファイルを整理し、整頓方法を見直す時間を作りましょう。

そうすることで、普段の業務でファイルの分類に迷ったり、検索に時間がかからなくなります。

成果を出す

次に必要なのは、明確な成果です。

例えば、

  • 先月と比べて、残業時間が30%短くなる
  • 週に1日しか定時に帰れなかったのが、2日帰れるようになる
  • 上司から、資料が探しやすくなったと褒められる

など。いくら整理整頓がうまくなっても、成果が出なければ意味がありません。

整理整頓にこだわりすぎた結果、余計に残業時間が増えてしまっては本末転倒です。

あくまで目的は、『早く帰って寝る時間をつくること』です。

周りにメリットが伝わってから、共有する

そして、成果が出るようになったら、周りの人に共有しましょう。

ポイントは、周りの人にメリットが伝わってから、共有することです。

基本的に人間は面倒なことを嫌がり、現状を維持するバイアスが強いので、わざわざ行動を変えません。

だれかの行動を変えるためには、その人にとってどんなメリットがあるのかを、わかりやすく示す必要があります。

そこで必要なのが、『成果』です。

例えば、あなたが週2日定時に帰れるようになった場合、周りの早く帰りたいなと思っている人は「なぜ?」と聞いてきますよね。

この、聞かれたタイミングで共有するのがオススメです。

このやり方だと時間は掛かりますが、共有した人のほとんどは実行してくれます。そしてその人から少しづつ広がっていけば、部署全体の検索効率も上がっていくはずです。

まとめ

何も考えずに働いていると、週に3時間も検索に費やしてしまいます。

  1. 整理
  2. 整頓
  3. 成果

この3ステップを習慣化して10秒で検索できる環境を整えて、早く帰りましょう。


コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。