プレゼン・会議で聞き手を引きつけられる、メッセージから逆算する導入部の作り方

会議やプレゼン、資料作成では、内容と同じくらい導入部が重要です。
導入部は人の第一印象のようなもので、はじめの印象が悪いだけで全体の伝わり方が大きく変わってきます。

しかしプレゼン内容や資料の体裁にはこだわっても、導入部まで気をくばる方は少ないのではないでしょうか。

そこで、良い導入部をつくるのに欠かせない 3つのステップをもとに、聞き手を引きつける導入部の作り方をお伝えします。

導入部が必要な 2つの理由

導入部が必要なのは、2つ理由があります。
1つ目は、理解しやすくなるから。2つ目は、相手に聞く必要性を与えられるからです。

理解しやすくなる


いきなりですが、人が 1番理解しやすいことって何だと思いますか?
一言で伝える
簡単なこと
共感できる話
具体的な方法
動画で説明する
色々ありますが、

1番理解しやすいことは、その人がすでに知っていることです。

話が伝わらないときや難しいときに具体例を挙げて説明しようとしますよね?

たとえば大学の経済学の講義はそのままでは難解ですが、アルバイトに例えて説明されると分かりやすくなったりします。これは多くの大学生がアルバイトというものを知っているからです。

このように、相手が知っていることからはじめると、メッセージが伝わりやすくなるのです。これが 1つ目の理由です。

聞く必要性をつくる

そもそも、なぜメッセージが伝わるのかというと、聞き手が不安や疑問を解消したいからです。
たまたまメッセージに対する疑問を聞き手がもっていれば楽なんですけど、そうでない場合はメッセージを伝えるだけでは聞いてくれません。相手からするとわざわざ聞く必要がないですからね。

具体的には、聞く必要がある=聞き手が疑問をもっている場合には、メッセージが答えになるので伝わりやすいです。
しかし、聞く必要がない=聞き手が疑問をもっていない場合は、こちらから疑問を起こさせなければメッセージは伝わりません。

そこで導入部で聞き手の不安や疑問を起こさせて聞く必要を与えられると、メッセージが伝わりやすくなるというわけです。これが2つ目の理由です。

以上 2つの理由より、導入部があれば聞き手の状態に関係なくメッセージを伝えられるようになるのです。

導入部の作り方

導入部の作り方は、以下の 3ステップです。

  1. 相手が知っていることからはじめる
  2. 想定外により疑問を起こす
  3. 伝えたいメッセージで答える

では実際につくってみましょう。

相手が知っていることからはじめる

導入部の大原則は、『相手が知っていることからはじめる』、これが 1つ目のステップです。理由はさきほどの通り、人は自分の知っていることが 1番分かりやすいからです。

ということで、ほとんどの人が知っていることを例にしてみましょう。

たとえば

『日本は島国である』

これを例として導入部をつくっていきたいと思います。

想定外により疑問を起こす

聞き手が知っていることから始めるのは重要なのですが、知っていることだけだと聞き手にとっては全く意味がありません。むしろ時間の無駄ですよね。日本は島国だって言われても「だからなんだ?」って言いたくなります。

次に必要なのは、「だからなんだ?」の後に聞き手にとっての想定外を起こすことです。

この想定外は、聞き手が知っていること(=前提)を覆すような新事実を用意してください。
たとえば

  • 日本は島国だ→しかし昔は韓国や中国と陸続きだった
  • 日本は島国だ→実は内陸の国よりも魚を食べる人の割合が低い

このような具合です。

すると、聞き手は自分が知っていることが覆されたので、自然と疑問がわいてきます。

  • 日本はいつから島国になったの?
  • なぜ魚を食べる人が少ないの?

想定外の新事実によって聞き手に疑問を起こさせられれば、2つ目のステップは成功です。

伝えたいメッセージで答える

最後に聞き手の疑問にメッセージで答えてあげましょう。

  • ◯◯年氷河期が終わるごろから島国です。
  • 漁獲量の約○%を輸出しているのです。

この答えが聞き手に伝わるメッセージです。もし答え=あなたが伝えたいメッセージだとすれば、大成功だと思いませんか?

つまり導入部とは、聞き手に新たな疑問を創出させ、それに答えることでメッセージを伝えるためのツールです。
ここまできてやっとメッセージの内容や根拠の話ができるのです。

導入部がメッセージを伝えるうえで重要な理由がお分かりいただけたでしょうか。
では、メッセージをもとに導入部をどうやってつくるのか、解説したいと思います。

導入部はメッセージから逆算して組み立てる

実際にメッセージから逆算して導入部を組み立ててみましょう。

手順

  1. メッセージ
  2. メッセージが答えとなる問い
  3. 問いの元となる現状(悩み・問題)
  4. 理想

『早起きできるグッズ 5選』を例に、導入部を組み立ててみます。

  1. 早起きできるグッズ 5選
  2. どうすれば起きられる?
  3. 朝布団から出られない
  4. 朝活で自分の時間を確保したい

どうでしょうか?
このように、伝えたいメッセージから逆算することによって、導入部を組み立てることができます。

まとめ

  1. 相手が知っていることからはじめる
  2. 想定外により疑問を起こす
  3. 伝えたいメッセージで答える

伝えたいメッセージから、この導入部の 3ステップを逆算して組み立ててください。
これだけでメッセージが伝わりやすくなるはずです。


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