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少し難しい内容を伝えたいときのライティング、3つのポイント

文化庁が毎年実施している『国語に関する世論調査』によると、国や自治体が出すお知らせなどの文章に対して、多くの読み手は
(1)言葉や表現
(2)表記や形式
に配慮してほしいと思っているそうです。

国や自治体が出すお知らせなどの文章とは、こういうものです。

 なお、最終親会社等届出事項を提供すべき内国法人及び恒久的施設を有する外国法人が複数ある場合には、原則として全ての法人に最終親会社等届出事項を提供する義務が生じますが、特例として、これらの法人のうちいずれか一の法人が、報告対象となる会計年度の終了の日までに、e-Tax により、最終親会社等届出事項を代表して提供する法人に関する情報(注)を当該一の法人に係る所轄税務署長に提供した場合には、代表となる法人以外の法人は、最終親会社等届出事項を提供する必要がなくなります(措法第 66 条の4の4第6項)。

移転価格税制に係る文書化制度に関する改正のあらまし ー 国税庁

これで 1文です。
わざと読ませないようにしているんじゃないかと言わんばかりの読みにくさです。おおかたの公務員には、マーケティングやデザインという概念はあまり必要ないのでしょうか?

・・・と思ってしまいますが、実はこの読みにくい文章から学べることはたくさんあります。
そこでこの記事では、冒頭の例を題材に、少し難しい内容を伝えたいときのライティング、3つのポイントとしてまとめてみたいと思います。

▼ 冒頭の例を書き起こしました。

置き換え

専門用語

あなたの業界について明るくない人向けに書くつもりで、専門用語や言いまわしを簡単なことばに置き換えると親切です。
そこら辺を歩いているおじさんでも理解できるレベルかどうか、で考えてみると良いと思います。

具体的には、抽象度をあげると分かりやすくなります。
キャンピングカーを知らない人には、車両と言えば伝わりやすくなりますし、乗り物と言えば間違いなく伝わるでしょう。

注釈や説明

どうしても専門用語のまま使いたい場合は、補足を入れてあげましょう。
補足を入れる際は、補足と伝えたい文章の見た目に差をつけて意図的にわかりにくくすると効果的です。

見た目に差をつけると、読み手は伝えたい文章→(必要に応じて)補足の順番で読んでくれます。

補足には見た目に差をつけて、読んでほしい順に読み手を導いてあげましょう。

▼ 置き換えるとこうなります。

はっきりとした表現

受け身・能動態によって先頭にくるワードが違います。その結果、読み手が受けとる意味も変わってくるのです。

受け身:トイレットペーパーが盗まれた
盗んだ人よりも、トイレットペーパーの補充を優先しないと!

先頭にくるのは目的語のトイレットペーパーです。本来なら目的語であるものが主語になり強調されるので、主語は省かれてしまいます。

能動態:誰かがトイレットペーパーを盗んだ
トイレットペーパーを盗んだのは誰だ?

先頭は主語である人です。本来の主語を強調しつつ、主語 + 目的語を一度に伝えられます。

先頭にくるワードが強調されるので、伝えたいものを前に持ってこられるように使い分けられるのが理想です。
ですが基本的には、主語+目的語を正しく伝えられる能動態が良いでしょう。

▼ はっきりとした表現(能動態)にしました。

区切り

文中の区切りと、文そのものの区切り。どちらも重要です。

読点

表記や形式の項目で最も多かったのが、読点についてです。
読点は

  • 読みやすい見た目にする
  • 読み手に解釈を迷わせない

大きくこの 2つの役割をもっています。

特に 2つ目の役割では、読点の打ち方ひとつで意味が大きく変わる場合もあります。

最終親会社等届出事項を提供すべき内国法人及び恒久的施設を有する外国法人

1 最終親会社等届出事項を提供すべき内国法人及び、恒久的施設を有する外国法人
2 最終親会社等届出事項を提供すべき内国法人及び恒久的施設を、有する外国法人
3 最終親会社等届出事項を提供すべき、内国法人及び恒久的施設を有する外国法人

1 内国法人と外国法人
2 内国法人と恒久的施設の両方を有する外国法人
3 内国法人と外国法人どちらも提供すべき

これでは読み手は三分の一の確率で意味を取り違えてしまいます。
解釈が一通りになるように、然るべきタイミングで読点を使いましょう。

段落

伝えたいことと段落の数を揃えましょう。
段落がないと読みづらいですが、むやみに段落を増やしても意味が取りにくくなってしまいます。
『段落の数=伝えたいことの数』で統一しましょう。

文の長さ

一文が長くなるほど、内容が伝わりにくくなります。
特に接続詞が 2つ以上ある文は避けるべきです。

私が住んでいる街にはコンビニが 2つありまして、1つは駅前にあるのですが、もう 1つは国道沿いにあり少し遠いので車が必要です。
これだと結局何が言いたいのかが定まらないので、読み手によっていろんな解釈ができてしまいます。

私が住んでいる街にはコンビニが 2つあります。
1つは駅前に、もう 1つは国道沿いにあります。
国道沿いは少し遠いので、車が必要です。

一文を短くすると、文ごとにメッセージが明確になりました。これで読み手は正しい順番で情報を受け取れるため、解釈は 1つになります。

▼ 区切って分かりやすくしました。

まとめ

以上の 3つのポイントを冒頭の文章に当てはめるとこうなります。

▼ before

▼ after

内容はそのままですが、かなり読みやすくなったと思います。
難しい文章だけでなく、メールや企画書などにも使えるスキルなので、いつもの作業に取り入れてみてください。

プレゼン・会議で聞き手を引きつけられる、メッセージから逆算する導入部の作り方

会議やプレゼン、資料作成では、内容と同じくらい導入部が重要です。
導入部は人の第一印象のようなもので、はじめの印象が悪いだけで全体の伝わり方が大きく変わってきます。

しかしプレゼン内容や資料の体裁にはこだわっても、導入部まで気をくばる方は少ないのではないでしょうか。

そこで、良い導入部をつくるのに欠かせない 3つのステップをもとに、聞き手を引きつける導入部の作り方をお伝えします。

導入部が必要な 2つの理由

導入部が必要なのは、2つ理由があります。
1つ目は、理解しやすくなるから。2つ目は、相手に聞く必要性を与えられるからです。

理解しやすくなる


いきなりですが、人が 1番理解しやすいことって何だと思いますか?
一言で伝える
簡単なこと
共感できる話
具体的な方法
動画で説明する
色々ありますが、

1番理解しやすいことは、その人がすでに知っていることです。

話が伝わらないときや難しいときに具体例を挙げて説明しようとしますよね?

たとえば大学の経済学の講義はそのままでは難解ですが、アルバイトに例えて説明されると分かりやすくなったりします。これは多くの大学生がアルバイトというものを知っているからです。

このように、相手が知っていることからはじめると、メッセージが伝わりやすくなるのです。これが 1つ目の理由です。

聞く必要性をつくる

そもそも、なぜメッセージが伝わるのかというと、聞き手が不安や疑問を解消したいからです。
たまたまメッセージに対する疑問を聞き手がもっていれば楽なんですけど、そうでない場合はメッセージを伝えるだけでは聞いてくれません。相手からするとわざわざ聞く必要がないですからね。

具体的には、聞く必要がある=聞き手が疑問をもっている場合には、メッセージが答えになるので伝わりやすいです。
しかし、聞く必要がない=聞き手が疑問をもっていない場合は、こちらから疑問を起こさせなければメッセージは伝わりません。

そこで導入部で聞き手の不安や疑問を起こさせて聞く必要を与えられると、メッセージが伝わりやすくなるというわけです。これが2つ目の理由です。

以上 2つの理由より、導入部があれば聞き手の状態に関係なくメッセージを伝えられるようになるのです。

導入部の作り方

導入部の作り方は、以下の 3ステップです。

  1. 相手が知っていることからはじめる
  2. 想定外により疑問を起こす
  3. 伝えたいメッセージで答える

では実際につくってみましょう。

相手が知っていることからはじめる

導入部の大原則は、『相手が知っていることからはじめる』、これが 1つ目のステップです。理由はさきほどの通り、人は自分の知っていることが 1番分かりやすいからです。

ということで、ほとんどの人が知っていることを例にしてみましょう。

たとえば

『日本は島国である』

これを例として導入部をつくっていきたいと思います。

想定外により疑問を起こす

聞き手が知っていることから始めるのは重要なのですが、知っていることだけだと聞き手にとっては全く意味がありません。むしろ時間の無駄ですよね。日本は島国だって言われても「だからなんだ?」って言いたくなります。

次に必要なのは、「だからなんだ?」の後に聞き手にとっての想定外を起こすことです。

この想定外は、聞き手が知っていること(=前提)を覆すような新事実を用意してください。
たとえば

  • 日本は島国だ→しかし昔は韓国や中国と陸続きだった
  • 日本は島国だ→実は内陸の国よりも魚を食べる人の割合が低い

このような具合です。

すると、聞き手は自分が知っていることが覆されたので、自然と疑問がわいてきます。

  • 日本はいつから島国になったの?
  • なぜ魚を食べる人が少ないの?

想定外の新事実によって聞き手に疑問を起こさせられれば、2つ目のステップは成功です。

伝えたいメッセージで答える

最後に聞き手の疑問にメッセージで答えてあげましょう。

  • ◯◯年氷河期が終わるごろから島国です。
  • 漁獲量の約○%を輸出しているのです。

この答えが聞き手に伝わるメッセージです。もし答え=あなたが伝えたいメッセージだとすれば、大成功だと思いませんか?

つまり導入部とは、聞き手に新たな疑問を創出させ、それに答えることでメッセージを伝えるためのツールです。
ここまできてやっとメッセージの内容や根拠の話ができるのです。

導入部がメッセージを伝えるうえで重要な理由がお分かりいただけたでしょうか。
では、メッセージをもとに導入部をどうやってつくるのか、解説したいと思います。

導入部はメッセージから逆算して組み立てる

実際にメッセージから逆算して導入部を組み立ててみましょう。

手順

  1. メッセージ
  2. メッセージが答えとなる問い
  3. 問いの元となる現状(悩み・問題)
  4. 理想

『早起きできるグッズ 5選』を例に、導入部を組み立ててみます。

  1. 早起きできるグッズ 5選
  2. どうすれば起きられる?
  3. 朝布団から出られない
  4. 朝活で自分の時間を確保したい

どうでしょうか?
このように、伝えたいメッセージから逆算することによって、導入部を組み立てることができます。

まとめ

  1. 相手が知っていることからはじめる
  2. 想定外により疑問を起こす
  3. 伝えたいメッセージで答える

伝えたいメッセージから、この導入部の 3ステップを逆算して組み立ててください。
これだけでメッセージが伝わりやすくなるはずです。

難しいことを分かりやすく伝える具体的な方法

理想のコミュニケーションは、自分と相手にとって必要なものを必要な分だけ伝えられること

でも実際は報告や連絡・プレゼンなどで言いたいことがうまく伝わらないこと、よくありますよね。

伝わらないのは、あなたが難しいことを言っているからです。さらに、難しさは深さと複雑さの 2種類に分けられます。

内容が浅いものや単純なことは伝え方が悪くても伝わりますが、内容が深く複雑なものほど伝わりにくくなってしまいます。
この部分を伝えたいとき、どうすればうまく伝わるのでしょうか?

この記事では、内容が深く複雑なものをシンプルに伝える方法を、できるだけシンプルにお伝えしたいと思います。

情報の深さと複雑さはトレードオフ

つまり深い情報になるほど、複雑で分かりにくくなるということです。

図解します。

第2〜第4象限にかけて、知識が深くなる一方、複雑さは増していきます。

例えば『バンド』を例に考えます。

バンドという言葉には、音楽・輪っか・職位など色んな意味があります。
音楽のバンドをもっともシンプルに表現すると、『音楽を演奏する人の集まり』ですかね。
そこからメンバーの人数、ギター・ベースなどの楽器、有名なバンドの名前、というように少しずつ情報が深くなっていきます。
インディーズのバンドや海外のバンド、CDを出していない無名のバンドなどなど・・・。
ここまでくるとほとんどの人は知らない領域、すなわちマニアの領域です。

このように、知識が深くなるほど、その知識は複雑になり、分かりにくくなります。
そして、このトレードオフ構造に気づいていないことがコミュニケーションミスを引き起こすのです。

相手より自分の方が詳しい場合、詳しい領域で話をしてしまうと、相手に何も伝わらず自己満足で終わってしまうケースはよくありますよね。

例えば、後輩からの相談に対し武勇伝を語ってしまったり、話を聞いてほしいだけなのに正論を返されたり。

そうならないためにも、まずは内容の深さと複雑さのトレードオフ構造を把握してください。

自分と相手の脳内は同じではない

この世に全く同じ人はいません。
自分と相手は違う人であり、もちろん知っていることや考えることも違います。

一見当たり前のことですが、誰かとコミュニケーションを取るとき、私たちはこのことを本当によく忘れてしまいます

そして、これは言わなくても分かってくれるだろう、こう言えば伝わるだろうと思うものの、結局伝わらなかった経験、ありませんか。


例① 「お鍋にするからお肉買ってきて」と夫に頼んだが、鶏肉を買ってきた。いつもうちのお鍋は豚肉なのに。


例② 「明日のプレゼン資料、1枚で簡単にまとめて」と部下に依頼したところ、文字とグラフがぎっしり詰め込まれた 1枚があがってきた。パッと見てわかるシンプルな資料を期待していたのに。

これらのコミュニケーションミスは、自分と相手の差を無視して、自分のなかの当たり前を押し付けてしまうことが原因です。

自分と相手の脳内は別物なのです。

相手の理解度に合わせて、シンプルに伝える

  1. 内容の深さと複雑さのトレードオフ構造
  2. 自分と相手の脳内は別物

以上 2つの前提をふまえると、分かりやすく伝えるためにはどうすればいいのでしょうか。

自分が持っている情報の深さにかかわらず、相手のレベルに合わせた表現にする、つまり情報が深く、かつシンプルな領域 (第1象限) で伝えることに最も価値があるのです。

冒頭のマトリックス図で説明します。

第2〜第4象限がトレードオフ構造です。4象限の深い情報(マニア)を複雑なままで伝えても、理解できる人はほとんどいません。

そこで、情報の深さはそのままに、シンプルに伝えてみましょう。

具体的には、
① 共通の話題からはじめる
② はい/いいえで答えられる質問をする
のどちらかがおすすめです。

例えば、第4象限(たとえばマニアックなバンドの話)にもっていきたい場合、

① 共通の話題

Apple Music みたいな、音楽聴き放題サービスって流行ってるよね。今までだとあまり聞いたことがないバンドの曲って手に取りにくかったんだけど、これだと定額だから無名のバンドも探しやすいんだよね。それで最近見つけた良い感じのバンドがあってね・・・。

② はい/いいえの質問

今日電車で音楽聴いた?
好きなバンドある?

このように、相手がすぐ反応できるシンプルなレベルから話しはじめることで、深い知識や考えまで相手を連れてくることができるのです。

このアプローチを活用しているもっとも身近な例が、テレビCMです。
なにが言いたいのかよく分からないけれど印象に残る CM ってありますよね。

例① 消臭力(エステー)

商品の性能よりも商品名に特化して伝えています。

例② 免許をとろう(トヨタ自動車)

直接、免許をとりましょうと呼びかけて伝わるなら、CM は必要ないですよね?キャラクターとストーリーをうまく使って、免許や車の良さを伝えています。

このように CM は、興味がない、よく分からない商品やサービスを、タレントやキャラクターという有名人を通してシンプルなレベルに変換して伝えることによって、興味を持ってもらおうというコミュニケーションなのです。

同じく格言やキャッチコピーも情報が深く、かつシンプルな領域(第1象限)にあたります。

例① 人間だもの。(みつを)

例② 人民の、人民による、人民のための政治(リンカーン)

例③ お口の恋人(ロッテ)

このように深い情報こそシンプルなものに置き換えて、相手の理解の間口をひろげるようにすれば、伝わります。

まとめ

難しいことを分かりやすく伝えるときには、

  • 相手の理解度に合わせて
  • 深い知識をシンプルに伝える

ことを心がけてください。

プレゼンで結論(メッセージ)を最初に伝えるべき理由

プレゼンの途中に、後で話す内容を先に質問されて、
「それは後ほど説明します」
となる場面、一度は遭遇したことがあると思います。

話し手は対応力がない、質問した方はせっかちだという印象がつき、プレゼンの流れも悪くなりますよね。

なぜこのすれ違いが起きるのでしょうか?

それは、話し手と聞き手では求める順番が逆だからです。
聞き手を迷わせないための、プレゼンは結論(メッセージ)から伝えるべき 3つの理由をお伝えします。

話し手と聞き手のバイアスは違う

話し手は根拠から説明したいのに対して、聞き手は結論を求める傾向があります。
このバイアスの違いが、すれ違いの原因です。

話し手と聞き手の考えていることは真逆なのです。

聞き手は「何が言いたいのか?」とあれこれ想像してしまうので、迷ってしまいます。
これだと聞き手をメッセージまで導くのは難しくなりますよね。

まずはこの話し手と聞き手のバイアスの違いを理解してください。

メッセージを最初に伝えると聞き手は迷わない

聞き手を迷わせないように、伝えたいメッセージは最初の 1分で伝えるべきです。

なぜなら、プレゼンの質は時間とは無関係だからです。
2時間あれば最高のプレゼンができますか?内容がないと間延びしてメッセージが薄れるだけですよね。

たとえば CM は 15秒のあいだに視聴者の気を引き、商品に興味を持たせ、購入させてしまう、強力なプレゼンです。無駄な情報はほとんど含まれていません。
時間が短くなるほど、無駄な情報がなくなるのです。

プレゼン資料をチェックすべきポイントは、最初の 1分以降を切りすててもメッセージが伝わるかどうかです。

もし伝わらないようであれば、伝えたいメッセージを 1枚目にもってきましょう。

細かい根拠・データは後

根拠・データの理想的な使い方は、聞き手の疑問や質問のあとに提示することです。

もし聞き手がメッセージだけで納得したなら、もうプレゼンは終わりますよね。

プレゼンが終わらないなら、それは聞き手がメッセージに納得していないということ、そしてメッセージに対してなにかしらの疑問をもっていることになります。
根拠・データはその疑問を解消して、メッセージを納得させるために使いましょう。

用意するデータの選び方のポイントは、あらかじめ聞き手の疑問を想定しておくことです。

落書きレベルでいいので、自分が聞き手ならメッセージを聞いてどんな疑問が浮かびそうかを想像して書き出してください。そしてその疑問を解消できるようなデータを用意します。
データが十分にある場合、聞き手の疑問を想定するだけでプレゼンの成功確率はかなり高まります。

話し手はやっぱり資料内容が気になるので、資料のこまかい手直しはしても、聞き手の立場で考えようとする人は少ないんですよ。

とはいえ完全に相手の思うことを想定するのは難しくどうしても主観がはいってしまうので、他の人に資料をみてもらうのが効率的かもしれません。

まとめ

話し手と聞き手のバイアスの違いを理解して、結論→根拠の順番にすると、聞き手を迷わせることなくプレゼンを進めることができます。

プレゼンはコミュニケーションです。

準備したデータを説明したい気持ちをこらえて、聞き手によりそったプレゼンを心がけてみてください。

思わず読みたくなるフォントデザインにする 3つの方法

まずはこの 2つの文章を見てください。

上と下、どちらに目がいきますか?
どちらの文章を読みたいと思うでしょうか。

読ませるためには、中身と見た目の 2つの要素があります。
ですがこのように見た目が悪ければ、たとえ中身が良いとしても読んでもらえないのです。

では、どのような見た目だと読んでもらいやすいのでしょうか?

今回はフォントの見た目をフォントの幅・フォントカラー・間隔の 3つに分解して改善することで、読み手を引き込む方法をお伝えします。

フォントはゴシック体で、線の幅が均等のもの

日本語フォントには明朝体とゴシック体があります。
明朝体は線の幅がまばらで見づらいため上級者向けです。インパクトがあるので、見出しなど大きなフォントサイズだと効果的ですが。
ですので基本的にはゴシック体を選んで損はありません。

さらに文章だとサイズが小さくなるので、線の幅が均等のものを選び、フォントが小さくなっても見やすいようにしましょう。

Apple はかなりフォントに気を使っており、洗練されたデザイン・使いやすさの大きな要因です。

一方 Windows は独自のフォント開発をしているものの、アップデートのたびに採用フォントを変更しており、フォントに対する姿勢はぶれています。

Windows 10 のフォントはとにかく読みづらいのですが、これはフォント自体(游ゴシック)ではなく、游ゴシックの細さが問題なのです。

Windows 10で游ゴシックの細さと薄さを改善する、具体的な対策まとめ

こちらに Windows 10 のフォント(游ゴシック)改善についてまとめているので、Windows 10 ユーザーはぜひ参考にしてください。

フォントデザイン 1つ目のポイントは、線の幅が均等なゴシック体を選ぶことです。

色は黒ではなく、グレー

普段、フォントの色は何色にしていますか?
特に気にしていないなら、フォントの色は黒になっているはずです。

左のフォント色は黒で、右はグレーです。

一般的な背景色である白に対して黒はコントラストが強すぎるのです。
黒とのコントラストの強さにより文字の間の白が際立ってしまい、文字が読みづらくなってしまいます。

色覚異常でも見やすい配色になる『2つの差』の埋め方

白か黒のどちらかをグレーに寄せるべきなのですが、どちらが良いのでしょうか?

配色の原則は、自然の法則にならうこと。
実は自然界には白はあるものの黒はほぼ存在しないのです。

よって、黒をグレーにする方がナチュラルです。
グレーにするとコントラストが抑えられて読みやすく、読んでいても疲れにくくなります。
これだと読み手は離脱しづらいので長く読んでもらいやすくなりますよね。

フォントの色は黒ではなくグレーにしましょう。これが 2つ目のポイントです。

行間に見えない線をつくる

フォント自体が読みやすくても、フォント同士の間隔が不自然だと結果的に読みづらいですよね。
大切なのは、読み手の目線の動きに沿ってストレスなく読み手を誘導できているかどうかです。

ポイントは行間に見えない線をつくることです。
間隔は縦と横(行間隔と文字間隔)があり、縦はある程度空け、横は詰める。
具体的な間隔は縦・横でそれぞれ異なります。

行間隔は透明な線を引くイメージで、目線をブレさせないようにしてください。
読み手の目線は左から右へ、1行づつ流れます。
行間隔が十分にない場合、この読み手の目線がブレてしまうのです。

文字間隔は、線が見えない程度に少しだけ空けるといいでしょう。
広すぎると文字をかたまりとして認識しにくくなるので、フォントサイズ(幅)に対して一定の割合を空けるようにします。
具体的には、細い線が通るくらいは空けておき、フォント同士が重ならないようにしましょう。

また、ひらがなより漢字の方が文字間隔が狭いので、漢字が多いと詰まって読みづらくなります。

ひらがなと漢字は 7 : 3 程度の比率を意識すると読みやすくなるので、ぜひ試してみてください。

3つ目のポイントは、読み手の目線にそって行間に見えない線をつくる
これでフォントデザインは完成です。

まとめ

文章の見た目つまりフォントデザインによって読み手は引き込まれます。
フォントの幅、フォントカラー、間隔。
この 3つを改善して、思わず読みたくなるような文章を目指してください。

向き調節に苦戦?デスクを広く使えるヒューレットパッカードのシングルモニターアームがおすすめ

ノートPC だけだと、作業数が増えるほど効率が下がります。
僕はブログ記事の作成に、ブラウザ・テキストエディタ・Keynote の少なくとも 3つを並行して使うので、画面が足りません。

デスク環境を 4レベルに分類します。

  • Lv. 1 ノートPC のみ
  • Lv. 2 モニター
  • Lv. 3 モニター + 台
  • Lv. 4 モニターアーム

モニターだけだとノートPC と画面が被るし、台に乗せてもデスクが狭くなってしまいますよね。

モニターアームを使ってモニターを浮かせると、埋もれていたスペースを有効活用できます。紙や本も広げられますし、モニターが頭の位置にあるので、姿勢が良くなり肩こりも改善されるはずです。

ではモニターアームはどんなものが良いのでしょうか?
安いものだと2〜3000円から購入できますが、モニターやノートPCなど高価なものを守るため、品質を重視しましょう。
エルゴトロンは高品質で有名ですが、少し高い。
そこで Hewlett Packard シングルモニターアーム BT861AA がおすすめです。
エルゴトロンのOEMなので安心なうえ、エルゴトロン製品より安く購入できます。

コスパの素晴らしい商品なのですが、ただ難しいのが、モニターの向き調節です。

僕自身かなり苦戦しましたし、同様のレビューがAmazonや価格.com でも見受けられたので、モニターの向き調節を重点的に解説したいと思います。

Before / After 画像

まず、Before / After の画像です。

デスクを広く使えているのが分かると思います。
実際かなり快適ですし、毎日デスクに向かいたくなるのが良いです。

説明書が簡易なイラスト中心でかなり感覚に頼ることになるので、写真で追っていきます。

モニターの向き調節ネジを緩めておく

  1. 部品確認
  2. 土台
  3. モニター
  4. アーム

の順で設置します。

  1. 部品確認
  2. ① 発泡スチロールでしっかり梱包されています。
    ② ビス、レンチ付き
    ③ イラストがメインなので感覚的に組み立てられそうです。

  3. 土台

  4. モニター下のスペースを活用したいので、土台はモニター下ではなくあえてテーブル右端に固定しています。

    土台は厚み 6cm のデスクまで固定できます。普通のデスクならまず問題なく設置できそうです。

  5. モニター
  6. ① 先にモニターとアームを接続しておきましょう。
    ② アームは上向きで固定されています。
    ③ ここがポイントですが、あらかじめアーム下の調節穴を左に回しておくべきです。
    アーム下の調節穴を緩めておかないと、向きを調節できずモニターが真上を向き続けることになります・・・(僕はそうなりました)。

  7. アーム

  8. 2本のアームを差し込んで完成。
    ここから高さと位置を調節していきます。

    調節穴は 2種類で、それぞれに対応するレンチが付属しています。

    細いレンチはアームの位置、太いレンチはアームの高さとモニターの向きを変更するのに使用します。
    固定する場合は右(プラス)、動かしたい場合は左(マイナス)です。

これで組み立ては完了です。

参考:VESA規格がないモニターの場合

僕はモニターアームを組み立てている時に、モニターに VESA規格がないことに気づき、絶望しました。

ですが、こちらの海外サイトでアタッチメントを購入し、なんとか取り付けることができたので紹介しておきます。

Gladiator Joe

注文方法

  1. Quick Searchに、モニターのメーカー名・型番を入力
  2. 型番に最も近い部品をクリックし、型番が対応しているか確認
  3. Add to cart でカートに入れ、Checkout で会計画面へ
  4. 必要な情報を入力

海外のサイトなので、住所の書き方が少し違います。
【Address Line 1】には◯◯市以下の住所を入力します。
日本)1-1-1 xxマンション 101号室
ならば、
海外)#101 ◯◯マンション, 1-1-1
という風に書きます。ざっくり言うと日本の住所を逆から書くイメージです。

英語の住所の書き方

注文が確定したのち船で輸送され、 2〜3週間後に届きます。
万が一、モニターアームが取り付けられなかった場合にご活用ください。

まとめ

モニターアームがあれば、画面だけでなく、デスクも広く使えるようになります。
今、デスクが手狭だなと感じているなら、ぜひモニターアームを導入してみてくださいね。

色差・明度差をすぐ計算できる『配色シミュレーター』の作り方と活用法

前回の記事で、色差・明度差をつけることで見やすい配色になることは、お伝えできたと思います。

色覚異常でも見やすい配色になる『2つの差』の埋め方

しかし、どちらの差も計算式が複雑で、いちいち計算していられませんよね。

そこで簡単に計算できる、配色シミュレーターを作りました。

ちなみに、当方 Macbook ですので Keynote で作成しました。
関数はそのまま Excel へ転用できるのでご安心ください。

表計算ソフトでシミュレーター作成

左側にセル、右側にグラフを配置します。

セルは、行(タテ)に色、列(ヨコ)に RGB値と計算結果。
グラフは、選んだ色(この場合は文字色)の色差と明度差が基準を越えているか、一目でわかるようにします。

基準をおさらい

色差は RGB値それぞれの差を合計したもの
明度差は RGB値それぞれに重みをつけた値の差
でしたね。

見やすい配色の基準は、色差が 500 以上、明度差が 125 以上です。

セル:関数には絶対値を忘れずに

まず表計算ソフトの基本ですが、ベタ打ちの数字は青、計算結果は黒と色分けしています。
間違えて関数を消してしまわないように、いじって良い数値を青色にして、一目でわかるようにしてください。

関数の中身は以下の通りです。
差がマイナスにならないように、引き算には ABS関数を使って絶対値にしてください。

色差は、背景色から各色の RGB値を引き、その差を足せばいいので

= SUM ( ABS($B$2-B3), ABS($C$2-C3), ABS($D$2-D3) )
これを I3 へ入力します。

一方、明度差はまず各色の差を計算します。

= ( B3*299 + C3*587 + D3*114 ) / 1000
これを G3 へ入力し、背景色との差を取ります。

= ABS ( $G$2-G3 )
これを J3 へ入力。

最後に、見やすい基準に達しているかを判定します。

= IF ( I3 >= 500, IF ( J3 >= 125, “OK”, “NG” ), “NG” )
これを K3 へ入力。

色差が 500 以上、明度差が 125 以上であれば、K3 セルに『OK』と表示されます。

もっとも差が大きい白と黒を比べているので、色差・明度差とも最大値になっていますね。

グラフ:基準線を追加して分かりやすく

グラフは散布図、グラフの範囲は I3 : J3 に設定します。
次に X軸と Y軸、それぞれの目盛りと基準線を調整しましょう。

X軸(色差)の場合、目盛りは 0 〜 765 に、基準線は 500 にしてください。
これで、色差が 500 以上かどうかが一目で分かります。
同じく Y軸も設定してください。

これで配色シミュレーターは完成です。色を追加したい場合は、行を挿入してください。
では、実際に色々試してみましょう!

配色の基本 + 背景色は白

慣れるまで背景色はシンプルに白にしましょう。
配色の基本は、『3色の比率を守ること』です。

ベース(背景):メイン:アクセント
=70 : 25 : 5
3色の場合は、この比率を守るとバランスが良くなります。

配色の基本

基本パターン:文字色とメインカラーを統一

基本は 3色で、文字色とメインカラーを同じ色にします。

文字色とメインカラーを同じ色にする場合、全体が重くならないよう工夫してください。
たとえば色が強い場合は塗りつぶしを避ける、文字が多い場合は細いフォントを使うなどが効果的です。

4色パターン:前記事の例

前記事での実例です。

基本的に背景色は白、文字色は黒でいいのですが、これだと差が大きすぎるので、この例では黒を少し弱めてグレーにしています。
実際に、多くのサイトでは文字色にグレーが使われていますよ。

基準内では rgb(87, 87, 87) のグレーまで使用できるので、お好みで設定してください。

多色パターン:3色の比率をキープ

レゴ®︎クリックブリック

さらに色を増やしたいときも、3色の比率をキープするのが大原則です。

増やす色の選び方ですが、大きく 2パターンあります。

  1. トーン (彩度と明度) を固定して、色相を変える
  2. 色相を固定して、トーンを変える

こうすることで色を増やしても見にくい配色になるのを避けることができます。

背景色には最適な範囲がある

少し慣れてきたと思うので、背景色を白以外にしてみましょう。

しかし、すべての色が背景色に適しているわけではありません。
背景色に最適な色には、条件があるのです。

黒はややグレー気味に

背景色を黒にすると、文字色は白です。
文字色を黒→グレーにしたのと同じように、背景色も完全な黒ではなくグレーにした方がコントラストを抑えられます。

有彩色では差をつけにくい

背景色に白と黒、グレーいわゆる無彩色を使ってきましたが、有彩色でも試してみましょう。

例えば、rgb(200, 100, 100) にしてみます。

RGB値の極値である白でも黒でも見やすい基準をクリアできないことが分かります。
つまり、基準をクリアするための背景色には一定の条件があるということです。

背景色を条件範囲に収める

見やすい背景色の条件範囲は、以下のとおりです。

『背景色のRGB値の合計が 265以下、または500以上』

この基準をクリアするように背景色を決めましょう。

そして、有彩色を使いたい場合でも、RGB値をこの範囲に収めると見やすさを維持できるということです。

まとめ

できるだけシンプルに作りましたが、少し複雑になってしまいました。

基本的には『背景色が白の 4色パターン』が、もっとも使い勝手が良いと思います。

ぜひ配色シミュレーターをご活用いただき、少しでも日々の資料作成のお力になれれば幸いです。

色覚異常でも見やすい配色になる『2つの差』の埋め方

スライドや資料を作るとき、配色にどれだけ気を配っていますか?

色の見え方は人によって違うため、他人も同じように見えているとは限りません。女性は男性よりも見える色の種類が多く、男性の 20人に 1人は色覚異常をもっています。

このように色の見え方には個人差があるのに、感覚で色を選んだり、デフォルトのままの色を使っていて良いのでしょうか。

実は、たった 『2つの差』を改善するだけで、男性・女性・色覚異常がある人にも見やすい配色にできるのです。

色差と明度差を『ある程度』つける

前提として、センスの良い配色と見やすい配色は違います。

今回は『センス無 × 見やすい』配色を目標にします。

誰でも見やすい配色には、色差明度差。この2つの差をつけられれば大丈夫です。なんの差かというと、背景と文字の差のこと。

色の表し方には言葉と数字の 2種類があります。赤色→ rgb (255, 0, 0) というように、差を比べるには、色を数字に変換してください。

今回は RGB値に置き換えます。
rgb は Red, Green, Blue の頭文字で、赤・緑・青の 3つの要素で色を数値化したものです。要素はそれぞれ 0〜255 までの 256 通りあるので、 理論上では 256 の 3乗の約 1,670 万通りの色を表すことができます。

こんな未知数な色の組み合わせを感覚でコントロールしようとすることが、いかに無謀なのかが分かると思います。

さっそく置き換えてみましょう。

ちなみに RGB値には、10進法で表す 0〜255と、16進法で表す #00〜FFの2種類があります。

このように、色を RGB値に置き換えることで、色差と明度差を計算することができます。

そして、色差と明度差、つまり色の種類と明るさに、背景との『ある程度』の違いを付ければ見やすくなるのです。

問題は、この『ある程度』がどの程度なのかです。

『ある程度』は数値化されている

実は『ある程度』の基準は、w3cによって定められています。

色覚異常 – Wikipedia
(6.1 デザイン・ウェブサイトの項を参照)

色差は、背景色と前景色の RGB値それぞれの差を取り、3つを足したものです。
この色差が500以上ならば、見やすい配色になります。

明度差は、(R×299 + G×587 + B×114) / 1000 で求められます。
明度差は125以上であれば良いです。

いかにも複雑な計算なので、配色シミュレーターを作りました。

色差・明度差をすぐ計算できる『配色シミュレーター』の作り方と活用法

たった 2色決めるだけで、配色完成

色差と明度差にどれだけ差をつければ良いかが分かったので、配色を決めていきましょう。

決めるのは、2色だけ

見やすい配色には、以下の 4色を揃えましょう。

  1. 背景色: 白で固定
  2. 文字色: rgb(87, 87, 87) までのグレー
  3. メインカラー:
  4. アクセントカラー:

基本的には、背景色は白、文字色は黒でいいのですが、これだと差が大きすぎるので、黒を少し弱めてグレーにするのがオススメです。
実際に、多くのサイトでは文字色にグレーが使われているんです。

このように背景色を固定し文字色をグレーにしてしまえば、決める色はメインカラー・アクセントカラーの2種類だけで良いのです。それぞれ、背景色である白との差を考えます。

メインカラーは内容に即した色

スライドの配色の主役になるメインカラーは、スライドの内容に即した色にします。また、文字色・背景色どちらにも使う色なので、白との相性も重要です。

  • ブランドカラー
  • 社内・社外どちらのプレゼンでも使える、万能な配色です。ただ、ブランドカラーが明るすぎる場合は避けた方が良いです。

  • スライドの目的・内容(定性ワード)
  • 承認のプレゼンであれば、厳格なネイビーなど明度低めの色。
    ワークショップ用の資料なら、黄色やオレンジなど明度高めの色がオススメです。

  • 聞き手に合わせる
  • 聞き手の立場や好みに合った色にすると、内容が伝わりやすくなります。
    新人にはフレッシュな緑系で彩度高めの色、上司やベテランには落ち着いたグレーや青系など。

  • 自分が好きな色
  • 例えば自己紹介のスライドなら、性格に合わせた配色にしましょう。活発なら赤やオレンジ、冷静なら青など。

配色はスライドを見やすくするため、見やすくするのは内容を伝えるためです。逆に内容との一貫性がない場合はノイズになってしまうので、注意してください。

アクセントカラーはメインカラーの補色

アクセントカラーは強調したい時に使う色で、1スライドにつき 1箇所だけ使うのが原則です。なぜならば、スライドの基本は 『1スライド = 1メッセージ』であり、強調するメッセージは 1つだけだからです。

アクセントカラーは背景色だけでなく、メインカラーとの相性も考えなければいけません。

なので、アクセントカラーはメインカラーの補色付近の色にしてください。

補色は、色の 3要素である HSB値を利用すると、彩度と明度を固定して、色相を 180° 回すだけで簡単に求められます。

Officeの場合、HSL値となっており、鮮やかさと明るさが 0〜255 までの 256 通りで表されます。画像の例はどちらも赤の原色を表していますが、HSL値では原色が明るさ 50%なのに対し、HSB値では明度 100%で原色を表します。

まとめ

見やすい配色には、色差と明度差をある程度つけましょう。
これは背景色との差なので、背景色を白に固定すると、決めるのはメインカラーとアクセントカラーの 2色だけです。
メインは内容に即した色、アクセントはメインの補色付近の色にすれば、見やすい配色を簡単に達成できます。

資料はあなたが伝えたいメッセージを伝えてくれる、あなたの味方です。
見やすい配色をマスターして、あなたの資料をさらに伝わりやすいものにしてください。

Amazon EchoはPC・スマホと共存する「新しい検索手段」である3つの理由

2017年11月、ついに日本でもAmazon Echoが発売されましたね。
スマートスピーカーというものに興味があったので発売初日にAmazonで検索したら、まさかの招待制。

ということでリクエストを送って約1ヶ月。ついにAmazonから招待メールが届きました!

長かった。。

そもそもスマートスピーカーとは、無線通信接続機能と音声操作のアシスタント機能を持つスピーカーの総称です。一般的なスピーカーは音楽など入力した情報をそのまま出力するだけなのに対し、スマートスピーカーは入力された情報を理解し、答えを返してくれます。「今日の天気は?」「東京都の天気は晴れ、予想最高気温は17度です。」というように。

でも検索なら手元のPCやスマホで十分ですよね?
なぜ今、スマートスピーカーが注目されているのでしょうか。

それは、スマートスピーカー(ここではAmazon Echo)はPC・スマホと共存する「新しい検索手段」だからです。

Amazon Echoが新しい検索手段である3つの理由が分かれば、毎日の暮らしがもっと便利になるはずです。

PC・スマホの【ブラウザ検索】と、Amazon Echoの【音声検索】の違いを比較していきます。

音声検索にはノイズがない

まず1つ目の違いは、ノイズの量です。

ブラウザ検索は広告や関連情報、他の方はこんなページも読んでいますというレコメンド等、とにかく入ってくる情報が多いです。1を調べるのに10の情報が入ってくるようなイメージでしょうか。

ノイズだとわかっている分にはいいですが、そうでない場合は要注意です。
疲れている時やぼーっとしている時に興味のある広告が目に入り、ついクリックしてしまったこと、ありませんか?
また、調べたいことを忘れて全然違うページを読んでしまったり、スマホを開けたついでにSNSを見てしまって時間を無駄にしたこと、ありますよね?

ブラウザ検索はノイズだらけなので、心を強く保っていないとすぐに意識と時間を持っていかれます。

一方、音声検索にはノイズがほとんどありません
1を調べると1だけが返ってきます。たまにサービスの加入を勧められたりしますが、興味のない情報を見せられることはまずありません。

このように、得意とする検索対象が違うので、

  • あいまいな領域や多くの情報を調べたい→ブラウザ検索
  • ピンポイントに一つの情報が欲しい→音声検索

と使い分けられそうです。

音声検索は手間が掛からない

2つ目の違いは手間です

ブラウザ検索は
スマホを取り出す
→ロック画面の解除
→ブラウザを立ち上げる
→文字を打ち込む
というように手間がかかります。さらに調べたいことは知らなくてもいいような些細なことだったりするので、スマホ出すのが面倒で諦めたりしますよね。

しかし、音声検索だと質問するだけで良いのです。もちろん検索結果は声で返ってきます。思いついたときに呼ぶだけでいいので手間はかかりません。

特に家の中だと外出時よりもリラックスしているので、リモコンを取りに行ってボタン1つ押すようなことでさえ面倒に感じてしまうのです。そんな時に声だけでテレビの音量が下がったり、パッとエアコンが付いたら素敵だと思いませんか。

音声検索は情報を調べるだけでなく、家電やアプリとの連動もできるので、毎日のちょっとした手間を省けます。

音声検索はとにかく速い

最後に3つ目は、検索スピードです。

例えば天気。
ブラウザ検索では文字を入力するので10秒以上はかかりますが、音声入力だと10秒もかかりません。

仕事でも言えることですが、メールよりも電話の方が早いですよね。ただ仕事の場合は一方的に相手の時間を奪うことになるので、電話はあまりスマートではありません。
しかしAmazon Echoはあなたの専属アシスタントです。ガンガン使いましょう。

まとめ

以上、Amazon Echoが新しい検索手段なのは、ノイズ、手間、スピードの3つの理由があるからだと考えています。

そして、音声検索は単体で使うよりも、ブラウザ検索と組み合わせることでさらに便利になるのです。
本やブラウザ検索で大まかな情報を調べながら、わからない単語はピンポイントで音声検索する。ブラウザのタブをいくつも開かずに済みます。

さらにブラウザ検索で手と目を動かし、音声検索で口と耳も使えるようになるので、情報の処理スピードが上がります。
例えば、スポーツや楽器演奏でも手と目だけじゃなく五感をフルに使いますよね。

このように、音声検索はブラウザ検索と共存する「新しい検索手段」なのです。

僕自身、まだまだAmazon Echoを使いこなせていないので、これからどんどん活用していきます。
今後は、便利なスキルや提携アクションなどレビューしていく予定ですので、そちらもぜひ読んでもらえると幸いです。

説明なしで伝わるスライドの作り方

ミーティングでの資料説明って無駄ですよね。

伝えたいことがうまく伝わらない、何度も説明を求められてモヤモヤしたこと、ありませんか。

どうすればスムーズに伝えられるのでしょうか。

この記事では、聞き手の情報の受け取り方を利用して、説明なしで伝わるスライドの作り方をお伝えします。

情報の受け取り方は2種類ある

私たちが何か情報を受け取るとき、その処理の仕方は2種類しかありません。

速い思考と、遅い思考です。

速い思考

・赤信号で止まる
・好きな芸能人のCMで見た商品を買う
・人相の悪い人が犯人だと決めつける

速い思考はとくに意識せず自動的に出る思考で、直感的な判断が得意です。しかしくせや思いつきなどのバイアスに引きずられたり、表面的なものに騙されたり間違った判断をしてしまうことがあります。また自分でスイッチオフできません。

遅い思考

・レポートを書きながら友人の話に相づちをうつ
・新商品の需要予測をたてる
・新しいiPhoneの性能差を比較する

速い思考で対処できなくなると、遅い思考が出てきます。遅い思考は記憶や知識をもとに考え、未経験の問題や難しい問題でも答えを導くことができます。しかし使うには努力や注意力を要します。

まず前提として、人間の情報処理にはこれらの2種類があるということを知っておいてください。

速い思考に働きかける

説明なしで情報を伝えるには、速い思考に働きかけるのが手っ取り早いです。

そもそも聞き手に効果的にメッセージを伝える方法は、2つあります。

1つ目は速い思考に働きかけ、伝えたいメッセージだけを伝える方法です。

伝えたいメッセージを明確にし、不必要な情報を一切削ぎ落としたうえで、画像やグラフなどで聞き手を誘導します。

2つ目はあえて疑問を抱かせて遅い思考を引き出し、すぐに答えを与えることで納得させる方法です。

この方法では、答え=メッセージとなるような疑問をうまく準備しなければ、聞き手は納得しません。

今回はできるだけ余計な説明を省きたいので、1つ目の方法を使ってスライドを作成します。

伝えたいメッセージだけを伝える

本や新聞の文章を読んでいるとき、だんだん疲れてくると文字全体を絵として見てしまう瞬間がきませんか?

ふつう文章を理解するには遅い思考が必要です。しかし集中力が切れて速い思考に戻ってしまうと、文章=ただの文字の羅列としてしか認識できなくなります。

つまり、文章の内容は遅い思考でないと読み取ってもらえませんが、画像は速い思考でも読み取ってもらえるのです。

今回はメッセージを確実に伝えたいので、画像やグラフを効果的に使うことにします。

伝えたいメッセージを明確にする

まず、スライドごとに伝えたいメッセージを1つだけ明確にします。

色々書きたい気持ちはわかりますが、話題が広がってしまうと何を伝えたいのかが薄まり、聞き手は困惑してしまいます。

1スライド=1メッセージを守り、まずはそのスライドで一番伝えたいメッセージを考えましょう。

良いメッセージは、以下3つの条件を満たします。ぜひチェックしてください。

1. 簡潔
2. 具体的
3. 聞き手にとってのメリットがわかる

良いキャッチコピーが思いつかない人はこの3つのポイントが抜けているかもしれない

メッセージ以外の文章を消す

次に、スライドからタイトル以外の文章を消してください。

基本的に聞き手は速い思考です。スライドをただ見ているだけで、読んでくれません。その聞き手相手にいくら文章を練ったところで効果は薄いでしょう。

文章や箇条書きはやめて、ただ見ているだけの聞き手にも分かる、グラフや画像に変更します。

メッセージを伝えるための画像を選ぶ

文章・箇条書きを削除したら、メッセージを伝えるための画像を選んでいきます。

画像は伝えたいメッセージに即したものにします。

具体的には

メッセージをそのまま表すもの
メッセージの具体例
メッセージを表す概念

のどれかにします。

例えば

メッセージ
『○○○(新商品)のポイントは、手軽さと本格さの両立』

画像
:新商品の手軽さと本格さを表す写真
①新商品の画像
②コンビニとプロの料理人の画像
③シーソーや天秤の画像

例えば②だと、こうなります。

伝えたいメッセージである、『○○○(新商品)のポイントは、手軽さと本格さの両立』が伝わるような内容になっていますよね。

このようにメッセージに即した画像を使うことで、伝えたいメッセージだけを伝えることができます。

まとめ

情報の受け取り方は2種類あり、速い思考だけでも理解できるよう画像中心のスライドにすると、説明なしにメッセージを伝えられます。

ミーティングやプレゼンでいちいち説明したくない場合や、読むだけでメッセージが伝わるスライドを作りたい場合に、ぜひ参考にしてください。